1、明确目标和任务：在跟团之前，首先要明确年会的目标和任务，例如年会的主题、规模、参与人员等，这将有助于你更好地与团队成员沟通，确保大家对年会的期望和要求有清晰的认识。

2、建立沟通渠道：与团队成员建立有效的沟通渠道，包括电话、微信、邮件等，定期与团队成员进行沟通，了解大家的想法和建议，及时解决问题。

3、分工合作：根据年会的规模和任务，将工作分配给团队成员，确保每个成员都清楚自己的职责和任务，避免重复劳动和浪费资源。

4、制定详细计划：制定详细的年会策划计划，包括时间表、预算、场地布置、节目安排等，将计划分享给团队成员，让大家了解整个流程和进度。

5、定期开会：定期召开团队会议，讨论年会的进展情况、遇到的问题和解决方案，这有助于大家及时了解彼此的工作进度，确保年会策划的顺利进行。

6、协调资源：与团队成员协调资源，包括场地、设备、人员等，确保年会的顺利进行需要充足的资源支持，及时解决资源问题将有助于提高工作效率。

7、跟进进度：定期跟进年会的进度，确保各项工作按计划进行，如果遇到问题或困难，及时与团队成员沟通，寻求解决方案。

8、总结反馈：年会结束后，及时总结经验和教训，与团队成员分享反馈，这有助于大家更好地了解年会的成果和不足，为今后的活动提供参考。

通过以上建议，你可以更好地跟团进行年会策划，确保年会的顺利进行，与团队成员保持良好的沟通和合作，将有助于提高工作效率和团队凝聚力。