1、确定年会主题和目标：

在开始策划之前，首先要明确年会的主题和目标，这将有助于确定活动的规模、形式和预期的参与人数。

2、确定预算：

预算是选择酒店的关键因素之一，根据预算范围，筛选出符合预算要求的酒店。

3、考虑活动规模：

根据参与人数，选择适合大小的酒店，大型酒店可以容纳更多人，但也可能更加昂贵；小型酒店可能更亲民，但可能无法满足大型活动的需求。

4、考察酒店设施：

考虑酒店提供的设施是否符合活动需求，是否需要大型会议室、音响设备、舞台、灯光等，还要考虑酒店的餐饮、住宿、娱乐等设施是否齐全。

5、位置选择：

选择交通便利、靠近参与人员住宿地或景点的酒店，这将有助于参与人员方便地到达活动现场，并享受愉快的体验。

6、了解服务质量：

与酒店工作人员沟通，了解他们的服务质量、专业程度和解决问题的能力，这将有助于确保活动顺利进行。

7、参考其他公司的经验：

可以参考其他公司或类似活动的策划经验，了解他们是如何选择酒店的，以及在活动中遇到了哪些问题及如何解决的。

8、签订合同：

在确定酒店后，与酒店签订合同，明确双方的权利和义务，合同中应包括活动日期、场地使用费、设施使用费、餐饮、住宿等详细信息。

选择适合的酒店是年会策划的关键环节之一，在策划过程中，要充分考虑各种因素，确保活动顺利进行并达到预期效果，与酒店工作人员保持良好的沟通，确保双方的合作顺利进行。